Hoy es posible afirmar que la industria de los eventos se ha recuperado notablemente, luego de la difícil etapa global sufrida con la pandemia del Covid-19. El más reciente informe de Bizzabo titulado “Event Marketing Benchmark Report” afirma que, actualmente, el 60% de los eventos de marca corporativos son presenciales, el 35% virtual y el 5% en un formato híbrido.
En ese contexto, y para tener una idea de la importancia de los eventos corporativos, 77% de los asistentes asegura que su confianza aumentó un poco o mucho después de interactuar con una marca en un evento en vivo, posicionándose los eventos corporativos para empresas como unas de las más importantes estrategias de “brand experience”.
Ante esto, ¿te has preguntado cómo ser efectivos en la planificación de eventos corporativos para empresas?, ¿qué factores de organización y planificación te pueden llevar al éxito?. El equipo de Plastilina Group, empresa de organización de eventos en México, eventos BTL, brand experience y en diseño y producción de stands para expo y otros espacios comerciales, ofrece diversas soluciones adaptadas a las necesidades de cada cliente.
Entre los pasos a seguir para alcanzar el éxito en la realización de eventos de marca, se encuentran los siguientes:
➡️ Objetivos claros y estrategias definidas:
El punto de partida en la organización de eventos de marca es establecer objetivos específicos y medibles, como puede ser el número de asistentes, la cantidad de leads que se pueden generar o la cantidad de interacciones esperadas en redes sociales.
Luego, junto a los objetivos deberán visualizarse las estrategias que nos llevarán a alcanzar las metas propuestas, como puede ser la instalación de stands, la realización de una conferencia o una activación de marca.
➡️ Selección y gestión de proveedores:
Desde la selección del catering, hasta la decoración y la instalación del equipo audiovisual, cada aspecto debe contemplar definiciones de entrega, calidad y tiempo que pueden estar especificadas en un contrato de servicio. Para ello, es crucial contar con empresas especializadas y con experiencia que garanticen el cumplimiento de los compromisos acordados. Plastilina Group se especializa en servicios como eventos de marca corporativos y event marketing, activaciones, streaming, estrategias creativas, diseño gráfico, visual performance y catering.
➡️ Planificación anticipada:
Es necesario planificar el evento con suficiente antelación para poder confirmar la reserva del lugar o venue, realizar la contratación de proveedores, el diseño de stand y display, y organizar la producción y programa del evento.
Recuerda, debe realizarse un cronograma detallado con listas de verificación para asegurarse de que todas las tareas se completen en el tiempo y plazo estimado.
➡️ Gestión del presupuesto:
En esta fase, y en base al diseño de un presupuesto definido que incluya todos los gastos previstos, es primordial realizar el control y seguimiento en tiempo real de cada pago e inversión para evitar que los objetivos financieros no se cumplan por sobrecostos no contemplados en tu evento de marca.
➡️ Promoción y marketing del evento:
Utiliza todos los medios y canales que te permitan llegar hasta tu cliente o consumidor y que incluya envíos de mailings o correos electrónicos, divulgación en redes sociales, y publicidad online y offline. El objetivo principal será informar y motivar la asistencia y participación en tu evento de marca o activaciones BTL en México para dar a conocer atributos y ventajas.
➡️ Atención al detalle el día del evento:
Y una vez que llega el día del evento, la clave estará en asegurarnos de que todo funcione correctamente y según la planificación establecida, garantizando orden y seguridad en las áreas de acceso o registro, las áreas sociales, de los equipos audiovisuales, llegada de ponentes o talento, material de merchandising, instalación de stands eventos y otros.
Por último, y no menos importante, debes llevar a cabo un análisis y seguimiento posterior del evento para conocer el feedback y nivel de satisfacción de los asistentes y de esta manera consolidar datos que te permitan saber si el evento tuvo el éxito y el retorno de la inversión esperado.
Comunícate con Plastilina Group al teléfono 52-5579236687 y conoce todos los servicios que pueden ofrecerte para el éxito de tu evento de marca. También puedes enviarles un correo electrónico a play@plastilinagroup.com.
Aprovecha los beneficios de los eventos de marca corporativos para impulsar productos y servicios con elementos diferenciadores y con el uso de tecnología en eventos, transmisiones en vivo, sistemas de sonido y plataformas de streaming, entre otros.
